نرم افزار حسابداری / ۹ ویژگی اصلی نرم افزار حسابداری

یک برنامه حسابداری خوب و یا نرم افزار حسابداری مناسب باید از چند جهت بررسی شود. اما چه معیار هایی برای بررسی یک نرم افزار حسابداری وجود دارد:

۱- بخشها و یا ماژول های نرم افزار حسابداری

تفاوت زیر سیستم یا بخش های برنامه حسابداری با امکانات برنامه حسابداری چیست؟ شرکت های نرم افزاری به هر عملکرد کلی نرم افزار یک زیرسیستم و یا ماژول می گویند مانند انبارداری، خزانه داری (ثبت چک و پول) و … . اما ویژگیهایی که به صورت جزئی برای هرکدام از این قسمت ها ایجاد می کنند را امکانات یا فیچر یا کیت یا ویژگی می گویند که معمولا برای هرکدام از آنها هزینه جداگانه دریافت می کنند مانند امکان ثبت ارز، امکان ایجاد چند انبار و … .

یک برنامه حسابداری مغازه با توجه به نیاز شما می تواند شامل بخش ها و یا ماژول (زیرسیستم) های زیر باشد:

• حسابداری : در این بخش کلیه ثبت و ربط های مالی و حسابداری به زبان رایج بین حسابداران ثبت می شود. معمولا کدینگ حسابها ، تعریف طرف حساب ها و درج ثبت های حسابداری بدون ارتباط با سایر زیر سیستم ها در این قسمت اتفاق می افتد. به این بخش دفتر داری نیز گفته می شود.
• انبارداری: در این بخش اطلاعات مربوط به کالا ها ، انبارها، نرخ گذاری کالاها ، اسناد رایج بین انبار و مشتری و حسابداری، بخشی از تولید و … در این قسمت ثبت و گزارش گیری می شود.
• خزانه داری: در صورتی که بخواهید اطلاعات چکها ، افراد بدهکار ، مانده حساب شما به طلبکاران ، موجودی صندوق، موجودی ارز و … را بفهمید باید از این قسمت استفاده کنید. در برخی از برنامه های حسابداری تنخواه نیز در این قسمت وجود دارد.
• بازرگانی یا فروش و خرید: در صورتی که بخواهید فاکتور خرید و فروش در نرم افزار حسابداری فروشگاهی صادر کنید و یا سود و زیان کالاها را داشته باشید باید از این بخش استفاده کنید. در برخی از نرم افزار ها بخش خرید را از فروش جدا میکنند. در برخی نیز خرید جزوی از انبار است. در حال حاضر اکثر نرم افزار حسابداری ها امکان صدور گزارش معاملات فصلی و ارزش افزوده را دارند که آن هم در این قسمت گنجانده می شود.
• حقوق و دستمزد: در صورتی که کسب و کار شما دارای کارمندان زیادی است ( بیش از 10 نفر) می توانید برای محاسبات حقوق و دستمزد و ثبت آن از این بخش استفاده کنید. در برخی از نرم افزار ها محاسبات حقوق و دستمزد و بیمه نیز در این قسمت اتفاق می افتد و در برخی فقط ثبت آن صورت می پذیرد.
• خدمات: تعداد بسیار کمی از نرم افزار حسابداری ها بخشی به نام خدمات دارند که در آن امکان درج فاکتور خدماتی و تعریف انواع خدمات در نرم افزار وجود دارد. در سایر برنامه های حسابداری باید خدمات را در بخش کالا و به صورت فاکتور فروش ثبت کرد.
• تولید: اگر قبل از فروش کالا چند قلم از آنها را با هم ترکیب می کنید و کالای جدیدی می سازید (ترکیب) و یا یک کالا را به چند کالای دیگر تبدیل می کنید (تجزیه) به این بخش احتیاج دارید. البته بخش تولید در صنعت نرم افزار مبحث بسیار گسترده ای است که معمولا نرم افزارهای فروشگاهی نهایتاً به بخش بسیار جزئی از آن یعنی فرمول کالا و دستور ساخت احتیاج دارند. بخشهایی از قبیل نگهداری و تعمیرات، برنامه ریزی تولید، بهای تمام شده، MRP و … مربوط به تولید هستند که در بخشهای دیگر به آن میپردازیم.

۲- امکانات یا فیچرهای نرم افزار حسابداری

همانطور که در بخش قبل گفته شد امکانات نرم افزار با بخشهای آن متفاوت است. این بخش یکی از عوامل اصلی در هزینه ساخت نرم افزار حسابداری و قیمت تمام شده آن را دارد. امکانات نرم افزارهای حسابداری همان عمق و گستردگی نرم افزار است . به عنوان مثال امکان ثبت ارز در بخشهای مختلف نرم افزار یک امکان یا فیچر است. برخی از امکانات اصلی نرم افزارهای حسابداری را در این بخش ذکر می کنیم . ولی با توجه به گستردگی بسیار زیاد آنها حتما باید قبل از خرید نرم افزار کلیه امکانات مورد نیاز خود را لیست کنید و از فروشنده بخواهید آنها را در نرم افزار به شما نمایش دهد:

• ثبت ارز در کلیه بخشهای نرم افزار (اعم از حسابداری، انبار، فروش و …)
•  اضافه و کم کردن فیلدها در فرمها
• ایجاد گزارش دلخواه توسط کاربر
• تعداد سطوح (نه تعداد) در کلیه بخشهای نرم افزار ( مثل سطوح حساب، سطوح انبارها و … )
• ارتباط بین بخشهای مختلف نرم افزار (مثل کلیک بر روی گزارش و رفتن به فاکتور همان سطر خاص)
• فرمت خروجی ها و ورودی ها
• زبان های کاربری (Multi lingual , Multi cultural)
• امکان تغییر فرآیندها
• درج، ویرایش ، حذف ، ادغام، تجزیه در کلیه بخشهای نرم افزار ( مثل سندها، فاکتورها ، حواله ها و …)
• بستن حساب بخشهای مختلف نرم افزار و ارتباط سالهای مالی مختلف
• ….

۳- سرعت در ورود اطلاعات و راحتی کاربر

معمولا خریداران و کاربران نرم افزار حسابداری به این بخش توجه زیادی می کنند و بر این اساس نرم افزارها را طبقه بندی می کنند. اما صنعت نرم افزار تقریبا به این بخش اصلا توجه نمی کند. شرکتهای نرم افزاری در طراحی نرم افزار حسابداری معمولا به زیرساخت و صحت عملکرد نرم افزار و ارتباط مناسب و کامل بین بخشهای مختلف آن بیشتر توجه دارند و به گرافیک و نحوه ورود اطلاعات دقت نمی کنند و اکثراً آن را بر اساس سلیقه شخصی خودشان طراحی می کنند.

یک نکته دیگر برای زیبایی نرم افزار، زبان برنامه نویسی مورد استفاده در نرم افزار است که در بخشهای بعدی شرح داده خواهد شد.

بر اساس تجربه شخصی ما در ایران معمولا نرم افزارهایی که در گرافیک و ظاهر موفق بوده اند در زیر ساخت و سایر بخشها موفقیت چندانی نداشته اند و نرم افزارهایشان باگهای زیاد و یا ضعف عملکردی دارد ولی مقبول و مورد پسند خیلی از کاربران و خریداران هستند و فروش بالایی دارند.

اما کشورهایی که صنعت IT قویتری دارند با کمک گرفتن از گرافیست ها و تیم های طراحی UI ، ظاهری زیبا و جذاب تر خلق میکنند. شرکتهای بزرگ نرم افزاری برای افزایش راحتی کار کردن با نرم افزار از تیم های بتا (تیم هایی که به صورت کاربر واقعی با نرم افزار کار می کنند و مشکلات کاربری را به برنامه نویسان ارجاع می دهند) استفاده می کنند.

۴- امکان اتصال به دستگاه های دیگر

معمولا یک نرم افزار حسابداری مخصوصاً نرم افزار حسابداری فروشگاهی نیاز دارد به دستگاه ها و اپلیکیشن های دیگر اتصال پیدا کند. از جمله این دستگاه ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• پوز بانکی یا دستگاه کارت خوان
• ترازوی دیجیتال و باسکول
• ساعت حضور و غیاب
• پرینتر، بارکد پرینت، لیبل پرینت، فیش پرینت
• بارکد خوان
• RFID
• ….

اتصال هرکدام از این دستگاه ها به نرم افزار مستلزم صرف زمان بسیار زیاد در طراحی و برنامه نویسی است. پس به راحتی از کنار آنها نگذرید و حتما از صحت عملکرد آنها مطمئن شوید. مثلا ممکن است یک نرم افزار حسابداری مغازه با دستگاه کارت خوان یک بانک ارتباط برقرار کند ولی با یک بانک دیگر نتواند مرتبط شود!

اما اگر به این اتصال ها نیاز ندارید و یا در آینده نزدیک نخواهید داشت از کنار آنها بگذرید تا هزینه تان بالا نرود.

۵- پشت سیستم برنامه حسابداری

این قسمت یکی از اساسی ترین بخشهای یک نرم افزار حسابداری است که متاسفانه اطلاع از آن برای کاربران عادی سخت و گاهی غیر ممکن است. و حتی در صورتی که اطلاع هم داشته باشند تحلیل آن کار ساده ای نیست.

مواردی از قبیل پایگاه داده، زبان برنامه نویسی و قدمت آن، استفاده یا عدم استفاده از کدهای آماده، سنگینی حجم EXE نرم افزار، پیچیدگی کدها، تکنولوژی های مورد استفاده، نحوه مستندسازی نرم افزار، نحوه ارتباط ماژولها با یکدیگر، استفاده از کلاس و شیء در برنامه نویسی، پلت فرم نرم افزار و … . البته به علت تاثیر بسیار زیاد این موارد در کیفیت نرم افزار حسابداری مغازه ها ، ما سعی می کنیم در این سایت تا جاییکه ممکن است اطلاعات مناسب و مفیدی از نرم افزارهای بازار و کم و کیف فنی آنها در اختیار شما بگذاریم.

بیشتر بخوانید: در خرید نرم افزار مالی به این نکات توجه کنید

۶- تناسب با صنف

استراتژی برخی از شرکتهای نرم افزاری این است که نرم افزارهای مربوط به یک یا چند صنف خاص را ارائه کنند. این کار مزایا و معایب خاصی دارد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:

مزایای نرم افزارهای صنفی

• حذف بخشهایی از نرم افزار که برای آن صنف بلا استفاده هستند.
• ایجاد فرآیندهای همان صنف و روال های متناسب با آن صنف
• هزینه کمتر در قبال امکانات بیشتر مورد نیاز (به علت حذف شدن امکاناتی دیگر که مورد استفاده آن صنف نیستند)
• راحتی کاربر به علت مشاهده اصطلاحات مرتبط با صنف خودش
• وجود گزارشهای خاص هر صنف با جزئیات به روز
• استفاده از تجربیات سایر همصنفان برای بهبود کار (و بالعکس)
• اطمینان بالاتر نسبت به شرکت نرم افزاری به دلیل شناخته شدن در صنف و تهدیدهای منتج از آن
• نیاز به سفارشی سازی و Customize بسیار کم است

معایب نرم افزارهای صنفی

• به قوانین موجود در صنف بیشتر از قوانین مالی و … اهمیت داده می شود.
• مناسب کسب و کارهای کوچک صنف هستند به علت کثرت مشتریان در آن قواره
• بخشهای غیر مرتبط نرم افزار با صنف مانند حسابداری و خزانه داری ضعیف هستند و به بخشهای اصلی نرم افزار بیشتر پرداخته شده است.
• امکان جاسوسی صنعتی و درز اطلاعات مشتریان و سود و زیان و غیره توسط کارشناسان و یا سایر عوامل شرکتهای نرم افزاری به علت مطلوب بودن این اطلاعات برای سایر همصنفان وجود دارد.

۷- پشتیبانی و راه اندازی خوب

به علت وجود مشکلات در طراحی نرم افزارهای حسابداری ایرانی بیشتر کاربران نیاز به برقراری تماس با شرکت سازنده نرم افزار دارند. این نیاز در زمان راه اندازی نرم افزار حسابداری بیشتر به چشم می خورد. مطمئن شوید که شرکت نرم افزاری امکانات لازم برای برقراری این ارتباط و یا اعزام کارشناس به منطقه شما را دارد و این موضوع را حتماً در قرارداد خود ذکر کنید.

بهتر است که دفتر مرکزی و یا یکی از شعب و یا نمایندگی های باسابقه شرکت در نزدیکی شما باشد. و یا شرکت نرم افزاری سابقه خوب و درخشانی در نزد مشتریان داشته باشد. برای اطمینان از این موضوع با مشتریان فعلی شرکت حتما تماس بگیرید و نظر ایشان را جویا شوید.

۸- قیمت مناسب

قیمت نرم افزار حسابداری برآیند چندین عامل است. در زیر به برخی از آنها اشاره می کنیم:

• بزرگی و یا کوچکی نرم افزار: بزرگی و کوچکی نرم افزار بیشترین ارتباط را با قیمت نرم افزار دارد. پس بهتر است در هنگام خرید نرم افزار به قواره خودمان نگاه کنیم تا نه وقت خودمان را بگیریم نه وقت شرکتهای نرم افزاری را. در اصطلاح شرکت های نرم افزاری ، ابتدا تصمیم بگیرید خودروی شخصی میخواهید یا وانت یا کامیون!
• شناخته شدن و معروف بودن برند: برای بسیاری از مشتریان و خریداران نرم افزار حسابداری ، مهم است که شرکت فروشنده دارای آوازه و شهرت زیاد باشد. شرکتهای نرم افزاری نیز به خوبی از این قضیه اطلاع دارند و به این بهانه حسابی مشتریان را نقره داغ می کنند. البته ناگفته نماند که این شرکتها هزینه های بسیار زیادی برای برند شدن می پردازند.
• تعداد مشتریان: هر شرکت نرم افزاری هزینه های ثابت سالیانه ای دارد که باید آن را از محل فروش و پشتیبانی نرم افزار ها تأمین کند. بدیهی است هرچه تعداد این مشتریان بیشتر باشد این هزینه تا حدودی سرشکن می شود و شرکت نرم افزاری می تواند قیمتهای پایینتری ارائه کند. البته می تواند!
• استراتژی فروش شرکت: بسیاری از شرکتهای نرم افزاری برای ورود به بازار از استراتژی قیمت پایینتر استفاده میکنند. دلیل آن هم این است که قیمت نرم افزار از مولفه های بسیار تاثیر گذار در ذهن مشتریان به ویژه خریداران نرم افزار حسابداری مغازه است. البته طبق تجربه در سالهای اخیر این استراتژی ها معمولا منجر به شکست و ورشکست شدن شرکتها شده است و به صورت موقتی موفق بوده است مگر در موارد خاص و نادر.
• اندازه مشتری: بیشتر شرکتهای نرم افزار حسابداری که دارای لیست قیمت منتشر شده نیستند، قیمت را بر اساس اندازه مشتری اعلام می کنند. پس تا جاییکه ممکن است و لازم نیست گردش مالی خود و بزرگی خودتان را به رخ شرکت نرم افزاری نکشید.

در پایان به شما پیشنهاد میکنیم ابتدا نرم افزار حسابداری مناسب خود را پیدا کنید و پس از آن قیمت آن را بپرسید!

۹- تحت وب بودن یا نبودن

در چند سال اخیر واژه نرم افزار حسابداری تحت وب بسیار مورد استفاده قرار گرفته است. ولی مزایا و معایب آن چیست؟

مزایای نرم افزار حسابداری تحت وب

• امکان ورود اطلاعات و گزارش گیری از هرجای دنیا
• امکان استفاده بر روی هر دستگاه بدون نیاز به نصب (فقط بر روی سرور باید نصب شود)
• امکان استفاده از تکنولوژی کلاود یا ابری Cloud
• سرعت بیشتر در ارتباط برای شرکتهایی که چند مرکز کاری در چند مکان مختلف دارند

معایب نرم افزار حسابداری تحت وب

• امکانات کمتر : به علت کمتر بودن امکانات زبان های برنامه نویسی تحت وب
• امنیت کمتر : هر تکنولوژی امنیتی ای هم که استفاده کنید سیستم های آفلاین امنیت بالاتری نسبت سیستم های آنلاین دارند.
• سرعت کمتر در شبکه داخلی: سرعت اینترنت همیشه کمتر از سرعت شبکه داخلی است. پس اگر شبکه LAN دارید سرعت نرم افزار های دسکتاپ یا Local (غیر از تحت وب) بیشتر است.

به صورت خلاصه فقط زمانی از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنید که کاربران (دفاتر و مراکز) دور از هم و خارج از یک شبکه دارید. در این حالت بهترین گزینه نرم افزار حسابداری تحت وب است که معمولا برای شرکتها و کارخانجات بزرگ استفاده می شود.

بیشتر بخوانید: ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب چیست؟