آموزش نحوه کدگذاری و ثبت حسابداری اموال و داراییهای ثابت

سيستم اموال :

اموال و ماشين آلات بخش مهمي از سرمايه گذاري يك واحد اقتصادي را تشكيل مي دهد . نظارت دقيق بر موجوديت ، وضعيت ، نقل و انتقال ،تعميرات ،كاهش يا افزايش قيمت تمام شده فروش يا اسقاط و محاسبه هزينه استهلاك و براورد ذخيره آن يك ضرورت اجتناب ناپذير مي باشد . مديريت موفقبا آگاهي داشتن از اطلاعات به روز مي تواند تصميم صحيح را اتخاذ نمايد .اهميت اين سيستم و دليل ثبت اموال به استناد فاكتور هاي خريد و صدور سند اتوماتيك در سيستم مالي و انتقال اموال و اثاثيه يا ماشين آلاتبه اشخاص يا واحد هاي مورد نظر و ارائه گزارشات مديريتي در رابطه تمامي موارد مي باشد .

امكانات سيستم :

تعريف طبقه بندي اموال براساس استانداردهاي موجود
تعريف اموال به صورت ( پارامتريك ) ( دلخواه ) ( اتوماتيك ) ـ خريد اموال ـ فروش اموال ـ انتقال اموال ـ اسقاط اموال ـ كاهش يا افزايش نرخ تمام شده ـ
صدور سند اتوماتيك به سيستم مالي
تعريف طول عمر اموال
تعريف گدينگ مراكز و استقرار اموال در سطوح انتخابي
امكان تعريف نوع شماره گذاري پلاك اموال به سه روش : پانچ پلاك اموال ، پلاك اموال بصورت سريال توسط سيستم ، پلاك اموال معادل باكد اموال .
امكان پانچ اطلاعات شناسنامه اي كامل اموال شامل موارد : كد اموال (يا بر چسب اموال ) ، نام اموال ، مشخصات اموال ، شماره كارت اموال ، شمارش اموال ،
شماره پلا ك اموال ، فروشنده اموال ، قيمت تمام شده ، استهلاك انباشته اموال ، شماره رسيد انبار ، شماره سند حسابداري خريد اموال، مركز استقرار اموال ،
شماره پرسنلي فرد تحويل گيرنده اموال ، تاريخ تحويل و شماره حواله انبار ، ارزش اسقاط اموال.
امكان تعريف كليه اطلاعات عمليات طي دوره براي اموال از جمله نقل و انتقالات اموال از يك مركز به مركز ديگر و يا از يك فرد به فرد ديگر .
نگهداري اطلاعات كامل مربوط به تعميرات اساسي اموال شامل مبلغ تعميرات ، تاريخ تعميرات و شرح تعميرات انجام شده .
اصلاح قيمت تمام شده اموال بر اساس تعميرات اساسي انجام شده و نيز لحاظ كردن قيمت تمام شده جديدي در محاسبه استهلاك اموال .
نگهداري اطلاعات مربوط به فروش اموال شامل قيمت تمام شده ، كد خريدار ، تاريخ فروش ، شماره سند حسابداري ، فروش اموال ، محل واريز وجه .

اخذ گزارشات متنوع از اطلاعات سيستم به شرح ذيل :
فهرست اموال
فهرست اموال اسقاطي
فهرست اموال فروش رفته
فهرست اموال اجاره اي
گزارش نقل وانتقالات اموال
گزارش تعميرات اساسي اموال
گزارش ليست استهلاك اموال
فهرست اموال استهلاك پذير
فهرست اموال استهلاك ناپذير
فهرست اموال مصرفي
فهرست اموال غير مصرفي يا بادوام
فهرست اموال نامشهود
فهرست اموال مشهود

لیست برداری از دارائیها :

هویت بخشیدن یکی از روش های کنترل و مراقبت از اشیاء با ارزش می باشد .

یکی از روش های حسابداری برای مراقبت ، کنترل ، پیشگیری از مفقود شدن ، دزدیده شدن ، از قلم افتادن ، احتساب مضاعف (دو بار) ، کلا کمتر یا بیشتر به حساب آمدن ، هویت انحصاری بخشیدن به اشیاء می باشد .در مورد دارایی ها این هویت بخشی با تخصیص ، اطلاق و الصاق شماره و کد خاصی به دارایی صورت می گیرد .

منظور از تخصیص دادن : اختصاص شماره یونیک (منحصر به فرد) روی یک برچسب ها به یک دارایی می باشد .این عمل مانند تخصیص یک کد ملی یا شماره شناسنامه به تک تک شهروندان تابع یک کشور است .به طور کلی پلاک کوبی و برچسب گذاری اموال و دارایی های هر واحد در وهله اول دستِ کَم دو هدف را دنبال می کند : یک – طبقه بندی ، دسته بندی و شناسایی ماهیت دارایی ها :این عمل معمولا در حین ثبت اسناد حسابداری نیز با تعیین سرفصل برای هر رکورد انجام می شود .

دوم – سرشماری دارایی ها :

یعنی اینکه از فلان نوع دارایی چند واحد موجود است مانند اینکه چند تا میز داریم ، چند تا صندلی داریم و … ، به عبارت دیگر به هر یک واحد از دارایی ها هویت مشخص و جداگانه ای ببخشیم ، شماره منحصر به فردی برای اش تعیین کنیم .معمولا برای حسابداران ، جامع بودن (در برگرفتن همه اقلام) روش لیست برداری از دارائیها بسیار اهمیت دارد .زیرا با یافته شدن یک مورد از قلم افتاده در آن ، کل عملیات پلاک کوبی و احصا ( شمارش ، سرشماری ) و حراست از دارایی ها زیر سوال قرار خواهد گرفت ! .برای حصول اطمینان از گرد آوری شدن آمار تمام اموال و دارائیها می توان از چند روش به لیست برداری پرداخت و سپس نتایج حاصل را با یکدیگر مطابقت داد :

1- مشاهده عینی :

الف – می توانیم از تمامی قسمت ها بخواهیم دارائی و اموال موجود در محل کارشان اعم از اینکه تحویل شان گردیده یا نگردیده باشد را لیست برداری کنند .

این لیست برداری فرم های گوناگونی دارد ولی حداقل اطلاعات مورد نیاز در لیست عبارت اند از : ردیف ، نام دارایی ، تعداد ، مدل و مشخصات فنی ، محل نگاه داری آن ( محل استقرار) ، وضعیت فعلی دارایی از لحاظ قابل استفاده یا اسقاط بودن ( سالم یا خراب بودن ) ، تحویل گیرنده ( مسئول قسمت یا اتاق یا فرد حاضر در محل ، … .

ب – یکی دو نفر را مامور به انجام این کار یعنی لیست برداری از دارایی ها حین مشاهده عینی آن ها نماییم

2- از طریق ریز کردن حساب دارائی ثابت در بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری مورد استفاده : به این طریق که چنانچه حساب دارائی ثابت به ریز معین و تفصیلی ثبت گردیده تراز معین و تفصیلی آن ، به خودی خود ، لیست با ارزشی از دارایی ها خواهد بود که رفرنس مراجعه به مدارک تاریخی ( مدارک مستند زمان خرید دارایی شامل : فاکتور ، صورتحساب ، برگ سبز و غیره ) را با خود خواهد داشت ( یعنی از طریق کد حساب می توان به سند و مدارک حسابداری آن دسترسی پیدا کرد ) .

البته ممکن است تحت یک سرفصل معین یا تفصیلی چندین قلم از یک نوع دارایی ثبت شده باشد که با مراجعه به دفتر معین می توان به سرشماری نائل شد یعنی تعداد هر نوع دارایی را تعیین نمود ( مانند این که حساب تلفن پاناسونیک می تواند مشتمل بر تعداد پنج دستگاه تلفن پاناسونیک خریداری شده طی سال باشد که از دید پلاک کوبی دارائیها هر کدام از آنها پلاک و شماره جداگانه ای به حساب می آیند ) .

و چنانچه تفکیک و طبقه بندی دارائیها در حین ثبت و صدور سند حسابداری انجام نشده باشد ( که واحدهایی که پلاک کوبی اموال در آن ها صورت نگرفته بیشتر بایستی این حالت را داشته باشند ) : در این صورت می توان حساب معین دارایی ها را به صورت دستی ، روی کاربرگ تفکیک کرد ، یا با استفاده از فایل دیتابیس دارایی و انتقال آن به اکسل ، در آن محیط اقدام به تفکیک آن ها نمود .

بدین ترتیب پس از گزینش یکی از این دو حالت بالا : لیستی از دارائیها متکی به حساب ها و اطلاعات مالی شرکت خواهیم داشت و با مقایسه این دولیست ، یعنی لیست مشاهده عینی و لیست تهیه شده از حساب ها می توان طبقه بندی مناسب را تعیین و برچسب متناسب با آن طبقه بندی را چاپ نموده یا برچسب آماده از بازار خریداری و بر هر قلم از دارایی ها که اکنون هر یک هویت جداگانه ای یافته اند الصاق نمود .

بدین ترتیب اکنون می توانید لیست برداری از دارایی های شرکت را آغاز کنید .

همزمان ، بهتر است با سیستم اموال نرم افزاری که دارید شروع به کار کنید ؛

با شکل گیری حجم داده در آن سیستم ، طبقه بندی و شناخت ، برای تان آسان تر خواهد شد .

گاهی این سوال برای حسابداران پیش می آید : “چرا بایستی اطلاعات دارایی های ثابت در دو محل نگاهداری شود ؟ ”

در حالی که در بانک اطلاعاتی اسناد در دفتر تفصیلی و یا تفصیلی دو سرفصل جداگانه ای برای آن دارایی وجود دارد که با تغییر اندکی می تواند جایگزین کارت دارایی ثابت گردد .در واقع سرفصل حساب هر دارایی مانده بهای تاریخی همه اقلام آن نوع دارایی که در طی دوران گذشته خریداری یا تحصیل گردیده اند را نگاهداری می نماید ولی یکی از اهداف پلاک کوبی ایجاد هویت مستقل و منحصر به فرد برای آحاد و تک تک هر یک از آن دارایی می باشد .البته شاید در بعضی واحدها به جای تشکیل کارت دارایی ثابت و تشکیلات جداگانه برای نگاهداری اطلاعات مربوط به هر دارایی اتخاذ روش ایجاد سرفصل برای هر شماره پلاک (آحاد یک نوع دارایی) مناسب تر و مقرون به صرفه تر باشد .بدین گونه دفتر معین تفصیلی آن دارایی تقریبا جایگزین کارت دارایی ثابت آن نیز می گرد