حسابداری مغازه / راهنمای نگهداری حسابها در مغازه و فروشگاه
یکی از مشکلات اصلی مغازه داران، نحوه حسابداری و نگهداری حسابها است. سوال هایی از قبیل اینکه چقدر فروش داشتیم، چقدر سود کردیم، چقدر جنس در مغازه داریم، چکهایمان پاس می شود یا خیر و … همیشه فکر صاحبان کسب و کارهای کوچک و مغازه ها را درگیر می کند. در این نوشته سعی می کنیم به شما کمک کنیم تا بتوانید حسابهایتان را به خوبی نگه دارید. پس با پلکن همراه باشید:
چه زمانی به حسابداری در فروشگاه احتیاج داریم؟
راه انداختن و اداره مغازه بدون حسابداری کاری پرخطر است . ولی در زمانهای زیر بدون استفاده از حسابداری دچار ضرر و زیان می شویم:
- اگر صاحب مغازه خود فروشنده نیست و برای اینکار فروشنده استخدام کرده است.
- اگر برای خرید و یا فروش و یا هردو به صورت نسیه و چکی کار می کند.
- اگر فروش به صورت عمده است.
- اگر شریک دارید. حتی اگر همدیگر را کاملا قبول دارید.
- اگر جنس امانی دارید.
- اگر تعداد مشتریان شما زیاد هستند و یا گردش مالی بالایی دارید.
- اگر مشکلات مالیاتی و یا اختلاف حساب دارید.
بیشتر بخوانید: طبقه بندی مشاغل و نحوه حسابداری مغازه ها در سال 1397
انواع روشهای حسابداری مغازه چیست؟
برای حسابداری در مغازه ها روش های زیر وجود دارد:
حسابداری دفتری یا لیستی (حسابداری یکطرفه یا حسابداری نقدی) :
در این روش در یک برگ یا دفتر روزانه کلیه دخل و خرج مغازه اعم از فروش ، خرید، هزینه ها و پرداخت ها نوشته می شود و در زمان لزوم به آنها مراجعه می شود. به این روش حسابداری یکطرفه یا حسابداری نقدی نیز می گویند.
مزایای حسابداری نقدی یا یکطرفه :
- این روش کمترین کار ممکن برای این است که شما بگویید حساب و کتاب دارید و در صورت بروز مشکلات کورسوی امیدی برای رفع آن وجود خواهد داشت.
- اگر در آینده نیز بخواهید از روشهای دیگر حسابداری استفاده کنید تمامی این اطلاعات به درد خواهند خورد.
- خود صاحب مغازه یا فروشنده امکان ثبت اطلاعات و حسابداری را دارد.
معایب حسابداری دفتری یا یکطرفه :
- مشکل اصلی این روش از حسابداری عدم اطلاع از تعهدات آتی و همچنین مشکل در جستجو برای پیدا کردن اطلاع در مواقع نیاز است.
- در این روش در صورت بروز خطا معمولا متوجه آن نخواهید شد تا زمانی که مشکل برای شما ایجاد شود.
- در روش حسابداری یکطرفه امکان اطلاع از موجودی کالای فعلی مغازه تقریبا غیر ممکن است. (مگر با زحمت و تلاش بسیار زیاد)
- امکان گزارش گیری وجود ندارد.
حسابداری دوطرفه (حسابداری تعهدی)
در روش حسابداری دوطرفه هر گردش مالی به حداقل دو حساب ربط داده می شود و با استفاده از قوانین حسابداری، همه اتفاقهای مالی به حسابهای از قبیل موجودی کالا، طرف حسابها، هزینه ها، خرید و فروش و … نسبت داده می شود. بنابراین شما قادر خواهید در هر زمان اطلاعاتی از موجودی کالاهایتان، میزان مانده حساب طرف حساب هایتان ، میزان هزینه ها ، سود، زیان و غیره بدست بیاورید. البته بسیار پیشنهاد می شود که در کنار این روش حتماً دفتر حسابداری یا حسابداری دفتری را نیز داشته باشید زیرا در صورت انجام ناقص این روش دچار از دست رفتن اطلاعات می شوید.
مزایای حسابداری دوطرفه:
- اطلاع از حسابهای موجودی کالا، طرف حسابها، هزینه ها و …
- امکان آگاه شدن و پیش بینی هزینه ها و درآمدهای آینده
- امکان جستجو برای دریافت و پرداخت های گذشته در صورتی که حتی از تاریخ آنها مطمئن نیستید.
- بسیاری از مزایای دیگر که باعث طولانی شدن این نوشته می شود 🙂
معایب حسابداری دوطرفه:
- برای راه اندازی آن به حسابدار و یا نرم افزار حسابداری مناسب احتیاج دارید.
- هزینه نگهداری آن تقریباً بالا است.
- در صورتی که درست انجام نشود هیچ کدام از اطلاعات را بدست نخواهید آورد و یا اطلاعات اشتباه بدست می آورید که ممکن است باعث ضرر و زیان جبران ناپذیر شود.
حسابداری در مغازه چه نتایجی دارد؟
مزایای حسابداری در مغازه ها با توجه به اندازه ، صنف و گردش مالی آنها بسیار متفاوت است. برای دستیابی به هر کدام از اهداف زیر شما باید برنامه صحیح و حساب شده ای داشته باشید. در ادامه سعی می کنیم در رسیدن به این اهداف در کنار شما باشیم:
- اطلاع از موجودی کالا
- اطلاع از میزان دقیق فروش، خرید و برگشت از فروش
- نگهداری اطلاعات حسابهای بانکی، چکهای دریافتی و چکهای پرداختی
- افزایش سرعت و دقت حساب و کتاب با مشتریان و فروشندگان
- اطلاعات صحیح در مورد طرف حسابها و امکان گرفتن مغایرت حساب با آنها
- بدست آوردن میزان سود و یا زیان مغازه
- امکان مکانیزه کردن صندوق و الصاق بارکد به اجناس
- امکان اطلاع از میزان خدمات انجام شده و دستمزد دریافت شده (برای مغازه های خدماتی)
- محاسبات صحیح و ثبت کامل حقوق و دستمزد کارکنان
- اطلاع از هزینه های انجام شده با دسته بندی مناسب و پیش بینی آنها برای آینده
چه زمانی به نرم افزار حسابداری احتیاج داریم
استفاده از نرم افزار حسابداری به صورت کلی باعث سهولت و افزایش سرعت حسابداری می شود. اما در موارد زیر شما ناچار به استفاده از نرم افزار حسابداری برای مغازی و یا فروشگاه خود هستید:
- زمانی که بخواهید موجودی کالای خود را به لحظه داشته باشید.
- زمانی که بخواهید از اطلاعات مالی و اجناس خود گزارش تهیه کنید.
- زمانی که بخواهید از صندوق فروشگاهی استفاده کنید.
- زمانی که بخواهید از تگ بر روی کالاهای خود استفاده کنید.
- زمانی که بخواهید فاکتور چاپ شده به مشتریان ارائه کنید.
مشکلات حسابداری مغازه و فروشگاه ها
در کنار مزایای بیشماری که حسابداری برای مغازه ها و فروشگاه ها دارد ، عدم راه اندازی و یا اجرای صحیح آن مشکلات بسیاری را نیز می تواند ایجاد کند. البته خوشبختانه تمامی این موارد نتیجه بهره برداری غلط و یا مشکلات نرم افزارهای حسابداری است و در صورت استفاده صحیح از سیستم و یا برنامه حسابداری خوب می توان این مشکلات را به حداقل رساند. در زیر به برخی از این مشکلات اشاره می کنیم:
بیشتر بخوانید: یک حسابدار حرفه ای چه ویژگیهایی دارد؟
- به روز نبودن اطلاعات و عقب ماندن حسابداری: اگر حسابداری شما دائم نباشد و به صورت پاره وقت باشد و یا نظارت صحیحی بر کار حسابدار صورت نگیرد ممکن است صورت حساب مشتریان و یا سایر گزارشها نیز به روز نباشد و مشکلاتی را برای شما ایجاد کند. برای حل این مشکل به صورت مستمر بر کار حسابدار نظارت داشته باشید و پیشرفت کار او را جویا شوید.
- غلط بودن اطلاعات و گزارشها: در صورت جا انداختن اطلاعات و یا عدم درج کامل اطلاعات در دفاتر یا برنامه حسابداری ممکن است اطلاعات و گزارشهای غلط نیز دریافت کنید. برای حل این مشکل به صورت مستمر گزارشهای مختلف از حسابدار یا سیستم حسابداری بخواهید حتی اگر به آنها احتیاج ندارید! زیرا با بررسی این اطلاعات و مقایسه آنها با سایر اطلاعات مرتبط به خطاهای انسانی و یا سایر مشکلات پی خواهید برد.
- عدم امکان ثبت فروش قبل از ثبت خرید: در اکثر نرم افزار های حسابداری توصیه می شود قبل از ثبت خرید ، فروش انجام ندهید. این کار معمولا باعث ایجاد مغایرت در موجودی کالا و میانگین قیمت خرید می شود. به همین دلیل یکی از کارهای فوری هر حسابدار مغازه باید ثبت فاکتورهای خرید باشد.
- پاک شدن اطلاعات و یا خرابی بکاپ: اگر از نرم افزار حسابداری برای مغازه استفاده می کنید همیشه امکان دارد که اطلاعات شما از بین برود. برای جلوگیری از آن در فاصله های زمانی مناسب بکاپ و یا نسخه پشتیبان از اطلاعات خود تهیه کنید و در جایی غیر از مغازه! آن را نگهداری کنید.
در پایان در صورت وجود سوالات و یا ابهامات دیگر می توانید در قسمت نظرات سوالات خود را مطرح کنید و یا از روشهای درج شده در منوی تماس با ما ، با کارشناسان پلکن در ارتباط باشید.
