بایگانی اسناد حسابداری چگونه انجام می شود؟

شاید برای شما کارفرمایان محترم و حسابداران گرامی پیش آمده به خاطر جابجایی مکرر نیروی حسابداری و اداری وضعیت نگهداری اسناد به هم خورده باشد. هم از لحاظ بایگانی اسناد حسابداری جاری و هم اسناد حسابداری مالیاتی دچار آشفتگی شده باشید.لذا دست به دامن یک نیروی کارآمد شوید که شرکت را از وضعیت موجود رهایی بخشد.

در گام اول : نوع فعالیت شرکت در جهت این امر مهم می باشد. از لحاظ حقوقی شرکت های به انواع خدماتی، بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری، سهامی عام ، سهامی خاص یا حتی هولدینگ تقسیم بندی می شوند . اهمیت این اطلاع رسانی بر اساس نوع فعالیت به خاطر این می باشد در بسیاری از شرکت ها در کنار حسابداری جاری و حسابداری مالیاتی نیز حسابداری مدیریت مهم و حیاتی می باشد به عنوان مثال در شرکت های تولیدی علاوه بر بهای تمام شده محصولات که در نهایت در سیستم حسابداری ثبت و نگهداری می شود نیازمند یک گزارش جداگانه و مرتب برای هیات مدیره می باشد.

در گام دوم: استراتژی شرکت را از لحاظ بروکراسی و اتوماسیون اداری مشخص شود. در گذشته های دور که هنوز نرم افزار حسابداری در شرکت ها مورد استفاده قرار نمی گرفت در دفاتر کل و روزنامه و معین فعالیت های روزانه کسب و کار ثبت می گردید. ولیکن امروز علاوه بر ثبت اسناد در یک نرم افزار رایج لازم و ضروری هست ، پرینت و روکش اسناد جهت ارائه فیزیکی به اداره مهم دولتی جهت حسابرسی و رسیدگی لازم و ضروری می باشد. لازم به ذکر است جدیدا” بسیاری از شرکت ها از اسکن اسناد جهت بایگانی و اطمینان بیشتر از نگهداری اسناد استفاده می کنند. حتی این اسناد در شبکه های اجتماعی رایج مثل واتساپ و تلگرام،… رد و بدل می شود البته از لحاظ امنیت چندان خوشایند نمی باشد. پس لازم است در این گام برنامه ریزی درست و اصولی انجام شود تا از دوباره کاری جلوگیری شود.

در گام سوم: نوع بایگانی اسناد می باشد در عین راحتی دسترسی به اسناد حسابداری امکان پردازش دقیق و به موقع اطلاعات را داشته باشیم . حتی درباره اسکن اسناد حسابداری و بایگانی آنها در سیستم کامپیوتر نیز و بکاپ اطلاعات ظریف تر و نیاز به حوصله و دقت کافی می باشد. معمولا در شرکت های دو نوع سیستم بایگانی دارند ( حسابداری جاری – حسابداری مالیاتی و حسابرسی). آن هم به خاطر دو دفتره بودن می باشد که خود مشکلات زیادی برای کارفرما و حسابدار فراهم می نماید که مهمترین آنها استفاده زیاد از کاغذ و تولید ضایعات ناشی از آن می باشد.

نحوه بایگانی اسناد مالی :

جهت آشنایی با نحوه استفاده از فرمها و دفاتر و اسناد حسابداری در ارتباط با بایگانی، مراحل گردش و ثبت و بایگانی مدارک در زیر توضیح داده می شود:

• کلیه وقایع مالی روی اسناد حسابداری منعکس می گردد.

• پس از تهیه و صدور سند،مندرجات آنها به ترتیب وقوع در دفتر روزنامه ثبت شده ،شماره سند و شماره عطف سند به آنها اختصاص می یابد. شماره های دفتر روزنامه قانونی بوده و ملاک تفکیک و شناسایی هر سند می باشد.

• سند حسابداری پس از ثبت در دفتر روزنامه، در سایر دفاتر حسابداری مانند دفتر کل و معین نیز ثبت می شودو پس از تفکیک، یک نسخه از آن با کلیه ضمایم به ” بایگانی اسناد ” ارسال می شود.

• اسناد حسابداری طبق شماره سند و شماره عطف سند ( معمولا یک عدد می باشد، مگر اینکه سیستم نرم افزار حسابداری مربوطه تعریف نشده باشد) بایگانی می شوند

• شماره و تاریخ اولین و آخرین سندی که در هر گلاسور (زونکن) بایگانی شده است روی برچسب هر پرونده ثبت می شود.

• کلیه زونکن ها به ترتیب همین شماره ها و تاریخ در قفسه های بایگانی تنظیم و نگهداری می گردند.

نحوه بایگانی اسناد پرداخت:

اسناد پرداختی و چک های صادره به ترتیب سری و شرح فوق شماره گذاری می گردند و کلیه اسناد با ضمایم آن جهت بایگانی ارسال می شود. لازم به توضیح است که در صورت پرداخت وجه به دفعات مختلف ضروری است اسناد پرداخت بعدی به اولین سند پرداخت عطف شود و کلیه مدارک و ضمایم بعد از پرداخت نهایی، پیوست اولین سند پرداخت گردد.

نحوه بایگانی اسناد خرید در امور مالی:

پس از دریافت اسناد خرید از اداره تدارکات یا کارپردازی برای فقره درخواست خرید، پرونده جداگانه ای تشکیل گردد.

نحوه بایگانی اسناد و مدارک مربوط به تعمیرات ساختمان:

اسناد و مدارک مورد نیاز جهت تشکیل و بایگانی پرونده های مربوط به پرداخت تعمیرات ساختمان، پرداخت حق بیمه ، هزینه چاپ، تبلیغات و سایر هزینه های به شرح ذیل است:

• برگ درخواست انجام هزینه

• اجازه هزینه از طرف مقام مجاز

• فاکتور با صورت حساب الحاقی به رسید وجه از طرف انجام دهنده کار

• گواهی انجام کار برای خدمات قراردادی

• سند هزینه به امضای مسئول کارپردازی ، مسئول اعتبارات و امور مالی و سایر مقامات مجاز اداری و مالی

کلیه اسناد مدارک مالی با توجه به مراحل یاد شده در دفاتر حسابداری ثبت و بایگانی می گردد.

نحوه بایگانی اسناد مربوط به گارانتی تجهیزات و اثاثیه و منصوبات:

از لحاظ اینکه لیست برداری از تجهیزات و اثاثیه و منصوبات هم از لحاظ حقوقی بودن برای شرکا تجاری مهم و ضروری می باشد برای ارائه گزارش آنها جهت برون سازمانی از اولویت مهمی برخوردار است. لذا کارت های گارانتی در جایی جدا نگهداری و بایگانی شود.در بسیاری از شرکت ها علاوه بر زونکن جدا جهت بایگانی نیز کپی از مدرک موجود ضمیمه سند حسابداری  می نمایند.

در پایان به شما حسابدار گرامی تاکیدا توصیه می گردد مراحل بالا در هر جایی که مشغول به کار هستید با دقت و حوصله به کار گیرید حتی اگر دیگران حوصله و همکاری و تمایل نشان ندهند.

منبع : مبانی مدیریت اسناد (نویسنده : منوچهر امیر شاهی)

به همراه دست نوشته ادمین تراز حساب