مراحل خرید از خارج
در یک سازمان پس از تقاضای واحدها برای خرید یک کالا و تشخیص و تایید لزوم خرید آن از خارج از کشور، واحدی که مسئولیت خریدهای خارجی را بر عهده دارد کلیه اطلاعات و مشخصات عرضه کنندگان خارجی را جمع آوری نموده پس از تدارک مدارک قانونی و اداری ضروری،اقدام به سفارش و دریافت کالای مورد نظر می نماید. انجام خریدهای خارجی در برخی از جنبه ها با خریدهای داخلی یکسان و بسیار مشابه می باشد
مراحل خرید کالا از خارج عبارتند از :
الف – شناسایی منابع عرضه کالا و انتخاب عرضه کننده مناسب
ب- استعلام بها
ج- دریافت پیش فاکتور
د- ثبت سفارش خرید و اخذ مجوز ورود
ه – اخذ مجوز و تخصیص ارز از وزارتخانه ذیربط
و – انعقاد قرارداد بیمه
ز- گشایش اعتبار اسنادی
شناسایی منابع عرضه کالا و انتخاب عرضه کننده مناسب:
متصدی خرید از طریق بررسی سوابق شرکت، شبکه های اطلاع رسانی، اتاق بازرگانی و سایر منابع اطلاعاتی می تواند عرضه کنندگان مختلف و شرایط هر کدام را شناسایی نموده اقدام به انتخاب عرضه کننده مناسب نماید.
استعلام بها:
قبل از آنکه فروشنده مورد نظرانتخاب گردد خریدار از طرق مختلف اقدام به دریافت پیشنهاد قیمت (آفر) می کند و از این طریق اطلاعاتی در مورد شرایط فروش، قیمت، حمل و نقل کالا،بسته بندی،…. کسب می نماید. با بررسی پیشنهادهای مذکور بهترین فروشنده را انتخاب می کند.دریافت پیشنهاد قیمت در خریدهای خارجی از روشهای زیر انجام می پذیرد:
-
مناقصه: مناقصه در خریدهای خارجی همانند خریدهای داخلی به دو صورت آزاد و محدود انجام می شود.
-
دریافت پیشنهاد قیمت همراه با دریافت ضمانت نامه : در این روش خریدار از تعدادی فروشنده درخواست پیشنهاد قیمت نموده و برای اطمینان از واقعی بودن قیمتها از آنها تقاضا می کند درصدی از مبلغ را به عنوان ضمانت نامه ثبت قیمت به نفع خریدار گشایش اعتبار کند.
-
دریافت پیشنهاد بدون دریافت ضمانت نامه : در مواردی که شرکتها ارتباطات بلندمدتی با فروشندگان معتبر دارند،مشخصات نیازمندیهای خود را به وسیله دورنگار و یا پست الکترونیک برای آنها مخابره می کنند و پس از دریافت پاسخ و با درنظرگرفتن شرایط (احیانا پس از مذاکره با آنها) اقدام به انتخاب فروشنده مناسب می نمایند. لازم به ذکر است که این روش دریافت قیمت فقط در شرایطی قابل استفاده است که فروشندگان یا پیشنهاد دهندگان مذکور معتبر بوده و مورد اعتماد خریدار باشند.
دریافت پیش فاکتور
انعقاد قرارداد بیمه :
قبل از ارائه درخواست ثبت سفارش به بانک،کالا باید دریکی از موسسات بیمه،بیمه شود. هر قرارداد بیمه شامل نکات زیر می گردد:
-
نام و محل بیمه گذار
-
نوع و مشخصات کالای بیمه شده
-
مبدا و مقصد حمل کالا
-
مدت اعتبار بیمه نامه
-
مبلغ کالای بیمه شده و مبلغ قابل پرداخت
-
مبلغ حق بیمه
ثبت سفارش خرید و اخذ مجوز ورود:
به استناد ماده 5 آیین نامه اجرایی مقررات صادرات و واردات مصوب اردیبهشت 1373 هیات وزیران واردات کلیه کالاهای وارداتی مجاز اعم از اینکه وارد کننده از بخش دولتی یا غیردولتی باشد به استثناء موارد زیر موکول به ثبت سفارش و اخذ مجوز از وزارت بازرگانی است.
موارد مستثنی از ثبت سفارش:
-
کالاهای خاص نظامی با تایید وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح
-
کالاهای همراه مسافران در حد عرف
-
کالاهای وارد شده از طریق پست در حد عرف
-
نمونه های تجاری و تولیدی در حدی که آیین نامه تعیین نموده است
اخذ مجوز و تخصیص ارز از وزارت خانه زیربط:
چنانچه کالای وارداتی جزو کالاهای مجاز مشروط باشد لازم است خریدار مجوزهای لازم را از وزارتخانه یا وزارتخانه هایی که مرتبط با کالای مذکور هستند اخذ نماید. مثلا برای ورود تجهیزات پزشکی اخذ مجوز از وزارت بهداشت و آموزش پزشکی کشور ضروری می باشد. وزارتخانه ذیربط با توجه به سهمیه های ارزی اختصاص یافته و بر اساس اولویت های خود اقدام به تخصیص ارز موردنیاز برای خرید کالای مورد نظر می نماید.
گشایش اعتبار اسنادی:
پس از تکمیل فرم ثبت سفارش و اخذ مجوزهای ورود کالا،از وزارتخانه ذیربط خریدار باید با مراجعه به یکی از بانکهای داخلی که دارای شعبه ارزی باشد،اقدام به گشایش اعتبار نماید. از آنجا که اعتبار اسنادی گشایش شده،تعهد قطعی بانک گشایش دهنده نسبت به پرداخت وجه کالا به فروشنده کالا و ارسال کننده آن می باشد،لذا شعب ارزی بانکها قبل از گشایش اعتبار دقت و حساسیت زیادی به خرج می دهند. برای گشایش اعتبار،خریدار پس از افتتاح حساب بانکی و تکمیل فرم درخواست گشایش اعتبار آن را به همراه سایر مدارک موردنیاز به بانک موردنظر تحویل داده و برای وارد کردن کالای مذکور،درخواست گشایش اعتبار می نماید. بانک نیز پس از بررسی و تایید مدارک و طی مراحل اداری – قانونی اقدام به افتتاح اعتبار اسنادی وارداتی می نماید.
مدارک لازم جهت گشایش اعتبار:
مهمترین مدارک لازم جهت گشایش اعتبار به شرح ذیل می باشند:
-
فرم تکمیل شده درخواست گشایش اعتبار
این فرم از سوی بانک گشایش کننده اعتبار به مشتری تسلیم می شود که باید به دقت و صرفا به صورت تایپ شده تکمیل و تحویل بانک گردد. لذا بانک از پذیرش فرم های دارای خط خوردگی و ناقص امتناع خواهد نمود. تکمیل این فرم برای کلیه متقاضیان (اعم از دولتی یا غیر دولتی) و صرف نظر از مبلغ و نوع اعتبار الزامی است.
-
تعهدنامه ورود و ترخیص کالای خریداری شده
بر اساس مقررات،بانک ها موظفند از کلیه متقاضیان گشایش اعتبار اسنادی برای خرید و واردات کالا از خارج،تعهدنامه ای مبنی بر ورود و ترخیص کالا ظرف مهلت تعیین شده (یعنی حداکثر یک ماه پس از اعلام وصول اسناد حمل توسط بانک) دریافت نمایند.
-
تعهدنامه واریز نقدی باقی مانده اعتبار
از آنجا که واردکنندگان به هنگام گشایش اعتبارمعمولا مبلغی کمتر از کل مبلغ معامله به حساب بانکی خود واریز می نمایند بانک گشایش کننده اعتبار تعهدنامه ای حداکثر تا سقف 100% اعتبار برای اطمینان از پرداخت مابقی مبلغ اعتبار اسنادی به بانک (از سوی واردکننده) از وی دریافت می نمایند.
-
پیش فاکتور
ارائه پیش فاکتور توسط کلیه متقاضیان گشایش اعتبار اعم از دولتی یا غیر دولتی الزامی است.
-
نسخه اول اوراق ثبت سفارش
این نسخه باید به طور کامل تایپ شده و بدون خط خوردگی به همراه سایر مدارک به بانک گشایش کننده اعتبار تحویل گردد.
-
اصل بیمه نامه
ارائه اصل بیمه نامه ای که از سوی یکی از شرکتهای بیمه ایرانی صادر شده باشد. برخی از شرکتهای بیمه ایرانی عبارتند از بیمه ایران،بیمه آسیا،بیمه دانا،بیمه البرز
-
گواهی نامه برگزاری مناقصه (برای سازمانهای دولتی)
ارائه گواهی برگزاری مناقصه و یا صورتجلسه ترک تشریفات مناقصه فقط برای آن دسته از سازمانهای دولتی ضروری است که قیمت کالای خریداری شده آنها بیش از یک میلیون دلار باشد. واردکنندگان بخش های غیردولتی از ارائه گواهی برگزاری مناقصه معاف هستند.
-
اصل و کپی کارت بازرگانی
طبق قوانین موجود واردات کالا از خارج مستلزم داشتن کارت بازرگانی است.
-
مجوز سازمان های مربوطه
چنانچه کالای وارداتی موردنظر از نوع کالاهای مجاز مشروط باشد واردکننده باید مجوز سازمان یا سازمانهای ذیربط را اخذ نماید.
-
مجوز وزارت راه و ترابری (در صورتی که حمل کالا به داخل کشور بر عهده شرکتهای خارجی باشد)
